所属各部门：

为提高研究所内部会议室使用效率，按照《中国科学院半导体研究所会议费管理办法》（半发办字[2020]4号）等有关规定，研究所制定了《中国科学院半导体研究所内部会议室使用费管理办法》，现予以印发，请遵照执行。

中国科学院半导体研究所

     2020年10月14日

中国科学院半导体研究所

内部会议室使用费管理办法

第一条   为提高研究所内部会议室使用效率，按照《中国科学院半导体研究所会议费管理办法》（半发办字[2020]4号）等有关规定，结合实际情况制定本办法。

第二条   本办法所称“内部会议室”是指由研究所直接管理的各会议室，不包括各实验室/课题组自行管理的会议室。

第三条   内部会议室实行有偿使用，各实验室、课题组、机关各职能部门以及办公地点在半导体所工作区的单位使用内部会议室均需按照会议室面积、分时段收取使用费，具体标准参照第四条。

第四条   内部会议室使用费收费标准：8：00—17：00按每一个小时为一个时段计费，17：00以后按一个时段计费（不足一个时段按一个时段计费），根据会议室面积，分类收费：30平方米以下的会议室50元/时段；30平方米（含）至80 平方米的会议室125元/时段；80平方米（含）至120平方米的会议室250元/时段；120平米以上的会议室750元/时段。

第五条   内部会议室不对外开放。所外单位或人员使用内部会议室的，需经所领导批准同意，并按第四条规定标准的2倍收取会议室使用费。

第六条   内部会议室使用流程（附件1）：

（一）申请人登陆“中科院半导体所企业微信”电脑版或手机版客户端首页“工作台”，进入“会议室”模块“预定会议室”子模块进行预约，填写相关信息；

（二）向参会者发布《会议通知》，包括参会人员范围、会议时间、地点、主要内容、议程等内容；

（三）申请人登陆“所务公开网”首页“公示系统”栏目，进入“会议费公示填报”模块填报会议相关信息，并打印《会议费公示单》；

（四）申请人填写《会议活动审批表》（附件2）并完成审批手续；

（五）会议召开时组织与会人员在《会议签到表》（附件3）上签到；

（六）申请人将《会议通知》、《会议费公示单》、《会议活动审批表》、《会议签到表》等材料纸质件于会后5个工作日内提交综合办公室。一般最晚于会议结束当月或下月初5个工作日内提交所有材料，逾期未提交者综合办公室将在所务公开网进行提醒。

第七条   内部会议室预约后可以于预约时间之前取消。取消方法为：进入“预定会议室”子模块右上角“我的预定”中查看“更多”，点击“取消预定”。在预约时间开始后则无法取消，请及时告知综合办公室会议室管理员进行取消备案。

第八条   科住物业公司项目部客服人员依据企业微信中会议室的预订信息进行会议室管理（开关门、保洁服务等）。

第九条   综合办公室原则上每月汇总所属各部门提交的会议室使用费单据，填报汇总表后报送财务资产处结算分摊费用。

第十条   各实验室、课题组、机关各职能部门负责人应加强对部门使用会议室的审核把关。凡发现不按规定程序使用会议室的情况，一经查实，对涉事部门按照会议室使用费标准的5倍进行罚款，并对相关实验室、课题组、机关各职能部门负责人进行通报批评。

第十一条     此办法自2020年11月1日起执行，由综合办公室负责解释。

附件1：会议室使用流程图.docx

附件2：会议活动审批表.docx

附件3：会议签到表.docx

【说明】按照本办法，目前内部会议室使用费标准如下：