中国科学院标准

ZKY/B002－4－2006

 

 文书档案建档规范

 

2006－04—20发布           2006－06—01实施

 

 

    

 

 

前   言

 

本规范根据《归档文件整理规则》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。

本规范为第一次制定。

本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。  

本规范由中国科学院批准。

本规范起草部门：中国科学院办公厅。

本规范主要起草人：潘亚男、商秀青、张金茹、司乔、夏玉棉。

 

 

ZKY／B002-4-2006

 

文书档案建档规范

 

1  总则

1.1  为加强中国科学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充分发挥文书档案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。

1.2  本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。

 

2  规范性引用文件

    下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。

D3JT 22-2000(归档文件整理规则)。  

DA／T l—2000(档案工作基本术语)

 

3  术语

3.1  立档单位(fonds constituting unit)

构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

3.2  文书档案(administrative archives)

指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。

3.3  文件(record；document)

    国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

3.4  原件(original document)

最初产生的区别于复制件的原始文件。

3.5  复制件(copy；duplicated document)

与原件内容相同的复制品。

3.6  文稿(draft；manuscriot)

    文件起草过程中形成的历次稿件，可分为草稿和定稿两种。

3.7  文本(text；version)

    同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副

本、试行本、修订本、各种文字文本等。

3.8  手稿(manuscripts)

    作者手写或打字等方式制作的原稿。

3.9  归档文件(archived rdes)

    在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

3.10  件(douccument)

    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。

3.11  归档文件整理(arrangement of archived files)

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

 

4  基本要求

4.1  单位应将文书档案建档工作列入各职能部门的工作内容和管理职责。

4.2兼职档案人员年度考核、晋职晋级时，单位应要求综合档案室提供归档情况。

 

5  管理职责

5.1  院档案主管部门

5.1.1  制定文书档案工作规范，对文书档案建档工作提出要求。

5.1.2  负责对院属单位文书档案建档工作进行监督、检查及业务指导。

5.2  单位主管领导

5.2.1  加强对本单位文书档案工作的领导，把文书档案工作纳入议事日程。

5.2.2  落实文书档案建档工作所需的工作条件。

5.3  单位职能部门

5.3.1  负责协助综合档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。

5.3.2  参与本部门归档文件材料保管期限的划分。

5.4  综合档案室

5.4.1  负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》。

5.4.2  检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目。

5.4.3  督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。

5.4.4  负责审定归档文件材料保管期限的划分。

5.5  兼职档案员

5.5.1  负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。

5.5.2  负责本部门归档文件的整理、归档。

5.5.3  对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。

 

6 文件材料归档范围和质量要求

6.1  归档范围

6.1.1  凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。

6.1.2  院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、B。

6.2  不归档范围

    中国科学院文件材料不归档范围详见附录c。

6.3  质量要求

6.3.1  归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。

6.3.2  归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。

6.3.3  整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

6.3.4  未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。

 

7归档文件的分类与整理

7.1  归档文件的分类

    中国科学院归档文件一般采用年度一问题(机构)一保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

7.2  整理原则

    遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。

7.3  保管期限的划分

    保管期限分为永久、长期(16—50年)、短期(15年以下)三种。(当国家对保管期限有新的规定时，执行新规定。)

7.4  归档文件的整理方法

7.4.1  归档文件的整理单位

    归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件，也可各为一件；正文与附件为一件，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册(本)为一件；来文与复文为一件，也可各为一件。

7.4.2  修整

有破损的文件，应对其进行修补；超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

7.4.3  装订

    归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理单在前，文件在后。

7.4.4  排列

    归档文件应在分类方案的最低一级类目内(这里“保管期限”即为最低一级类目)，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

7.4.5  编号

归档文件依分类表和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章式样见附录图Dl。

7.4.5.1  全宗号：院档案馆给本单位的全宗编号。

7.4.5.2  年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

7.4.5.3  保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

7.4.5.4  件号：文件的排列顺序号。

    件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

7.4.5.5  问题(机构)分类

作为分类类目的问题(机构)名称，或其规范化简称。

7.4.6  编目

    归档文件应依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录式样见附录图D2。

7.4.6.1  件号：填写室编件号。

7.4.6.2  责任者：制发文件的组织或个人，即文件的形成单位或署名人。

7.4.6.3  文号：文件的发文字号。

7.4.6.4  题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可依据文件内容自拟标题，标题外加“[]”号。

7.4.6.5  日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。7…46.6页数：每份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

7.4.6.7  备注：注释文件需说明的情况。(如某份文件需说明的内容较复杂，目录备注项填写不下，可在备考表中做详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。)  .

7.4.6.8  归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

7.4.6.9  归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面式样见附录图D3。

7.4.7  装盒    

    将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

7.4.7.1  档案盒封面应标明全宗名称。档案盒式样见附录图D4(a)。

7.4.7.2  档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、问题、盒号等项式样见附录图D4(b)、附录图I)4(e)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

7.4.8  备考表

    备考表置于盒内所有文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。备考表式样见附录图D5。

7.4.8.1  盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及保管期限调整等情况。也可以是文件目录备注项中加有“*”号标示，需要注释的详细说明。

7.4.8.2  整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

7.4.8.3  检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

7.4.8.4  日期：归档文件整理完毕的日期。

 

8档案接收

8.1  接收时间：文书档案在次年六月底以前接收完毕。8.2交接手续

8.2.1  归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份，送交综合档案室检查验收。

8.2.2  综合档案室在接收前，对送交的档案进行严格的质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。

8.2.3  质量检查符合规范要求的档案，经清点无误后，交接双方在归档文件目录上签字盖章，一份退归档部门，一份留综合档案室备查。