中国科学院半导体研究所

档案人员岗位职责

 

一、专职档案人员岗位职责

1、认真学习档案知识，严格贯彻相关制度，熟练掌握档案业务，积极宣传档案法律法规，为研究所各项工作服务。

2、严格实行“四同步”（即：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具课题归档情况证明材料同步），积极收集、鉴定、整理、保管研究所各类档案。

3、督促和协助各职能部门、课题组，做好档案的立卷归档工作，做到按时、保质归档入库。

4、不断提高计算机应用水平，熟练使用ARP管理软件，完成相关档案著录、导入工作，提供数字检索服务，并做好档案数据备份。

5、严格执行国家、中国科学院相关规定做好档案的鉴定、存毁、统计和进馆工作；

6、开展多种形式的档案资料、信息编纂，主动、热情、及时提供档案利用服务。

7、积极组织和参加档案业务培训，不断提高档案管理工作业务水平。

8、做好安全保密工作，严格执行档案借阅制度和库房管理制度。

二、兼职档案员岗位职责

兼职档案人员是指：文书、科研、设备、固定资产投资项目、基建、会计、声像、名人、实物等档案的专项资料管理人员。兼职档案员人选一般由所在部门负责人按其岗位性质予以确定，特殊情况下也可由综合档案室和相关部门负责人协商确定。其岗位职责为：

1、根据本部门（课题组）不同种类文件材料形成的特征制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，严格实行“四同步”，保证归档材料的完整、系统。

3、使用ARP管理软件，完成相关档案著录、导入工作，提供数字检索服务，并做好档案数据备份。

4、做到案卷目录、备考表填写清楚，编写号准确，案卷题名简明扼要。

5、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间及时向综合档案室移交各类档案，并指导本部门其他相关档案业务（借阅与宣传等）。

6、积极参加档案业务培训，不断提高档案管理工作业务水平，保证案卷质量。

7、严格遵守和执行各类档案法规制度，注意文件材料的安全和保密工作。

8、具体工作内容包括：

   （1）根据中科院文书档案的建档规范，文书专项兼职档案员应认真细致地做好本部门文书管理与预立卷工作，公文（文件）从收拆、登记、传阅、承办（催办）、拟（核）稿件、发送、预立卷、归档、调档等环节，严格遵照文书处理流程、ARP系统操作规范、归档材料预立卷制度，注意平时文件资料的收集、整理、保存，及时编写预立卷目录， 在每年第一季度将前一年度整理好的文件移交综合档案室。

（2）根据中科院科研档案的建档规范，科研专项兼职档案员（科研处、课题组）应严格遵照档案工作“四同步”要求，做好科研档案的预立卷工作，负责收集、整理科研课题中日常形成文件材料和结题材料。课题组兼职档案员积累、收集、整理科研材料，进行预立卷，并将其交放到科技处；科技处对科研档案的预立卷工作进行督促和指导，由科技处兼职档案员对预立卷进行鉴定审查、分类整理等工作，在项目结题完成验收后三个月内移交综合档案室。

（3）根据中科院设备档案的建档规范，设备专项兼职档案员应严格遵照档案工作“四同步”要求，做好设备档案的预立卷工作，及时重点收集标准设备单台（套）价值在人民币50万元（含50万元）以上的，直接用于从事科研活动的仪器设备，其中标准设备单台（套）价值在人民币50万元（含50万元）以上的，自行研制的和委托加工研制的非标准设备价值在人民币10万元（含10万元）以上的必须建档。并在仪器设备验收完毕投入使用后一个月内移交综合档案室。

   （4）根据中科院基建档案的建档规范，基建专项兼职档案员应严格遵照档案工作“四同步”要求，做好基建项目全过程所有资料的收集和分类整理，督促施工方、监理方收集总结、评估、竣工等相关资料，并在项目验收后一个月内移交综合档案室。

  （5）据中科院固定资产投资项目档案建档规范，固定资产投资项目兼职档案员可参照科研、设备、基建兼职档案员的岗位职责，及时做好相关项目的文件资料的收集、整理资料和预立卷工作，并在综合档案室的指导下进行分类整理和初编工作。在项目验收后三个月内移交综合档案室。

   （6）根据中科院会计档案的建档规范，会计专项兼职档案员应及时做好工资册、账簿、凭证的收集、整理、装订、编目工作每年定期向综合档案室移交。

   （7）根据中科院声像档案的建档规范，声像档案兼职档案员要及时做好声像资料的收集工作，认真记录声像活动的时间、地点、人物、事项以及摄录人等必要数据，分类整理后每年定期向综合档案室移交。

   （8）根据中科院名人档案的建档规范，名人专项兼职档案员应注意在日常工作中及时收集名人的各类资料，分类整理后向综合档案室移交。

   （9）专利档案，由成果转化处将前一年度的专利分类整理移交综合档案室。

   （10）离退及去世人员档案，按离退、去世时间顺序，由综合档案室代为保管。

三、本职责由综合档案室负责解释。

 

注：“四同步”—摘录自院办公厅《档案工作规范选编》第223页