一、档案借阅范围

综合档案室内保存的各类档案、数据，原则上只供本所查、借使用，并由本部门（课题组）兼职档案员负责各类档案借阅，借阅范围只限与其所在部门或本人工作有关的档案，需经相关部门领导同意方可借阅，并办理借阅手续。

涉及知识产权的各类档案、涉密档案只允许课题组相关人员借阅，严禁外借。

外单位如需查阅档案，凭组织介绍信，经图书信息中心负责人、主管所领导审核批准，办理相应手续，方可借阅。

 

二、档案借阅期限

借阅档案必须登记，用毕立即归还，借阅时间最长不得超过一周。机密级档案需当天归还，秘密级档案一周内归还。

如确需延长，应先将借用的档案资料全部归还后，经综合档案室检查确认无误后，再办理续借手续。特殊情况，需请示主管所领导审批。 

借阅人对借阅的档案必须妥为保存，不得污损，不得私自转借、拆散。

逾期不还的，综合档案室有权限制其借阅。

 

三、科研档案借阅

借阅本课题组（项目）科研课题档案，需填写借阅审批单，经该课题（项目）负责人、科研管理与质量控制处负责人同意后，方可借阅。

借阅他人研究的科研课题档案，需填写借阅审批单，经该课题（项目）负责人、科研管理与质量控制处负责人、主管所领导审查批准后，方可借阅。

借阅密级科研课题档案，需填写涉密文件资料借阅审批表审批单，写明查阅的目的、范围等，经课题(项目)负责人、科研管理与质量控制处负责人、保密办公室、主管所领导审核批准后方可借阅。

 

四、科研仪器设备档案借阅

借阅科研仪器设备档案，需填写借阅审批单，经该课题（项目）负责人、科研管理与质量控制处负责人同意，方可借阅。

借阅涉密科研仪器设备档案，需填写涉密文件资料借阅审批表审批单，写明查阅的目的、范围等，经课题（项目）负责人、科研管理与质量控制处负责人、保密办公室审核批准后方可借阅。

 

五、文书档案借阅

借阅文书档案，需填写借阅审批单，经相关职能部门负责人同意，方可借阅。

借阅密级文书档案，需填写涉密文件资料借阅审批表审批单，写明查阅的目的、范围等，经相关职能部门负责人、保密办公室审核批准后方可借阅。

 

六、基建档案借阅

借阅基建档案，需填写借阅审批单，经所基建园区处负责人同意，方可借阅。基建园区处承办人员可直接到档案室办理借阅手续。

 

七、会计档案查阅

借阅会计档案（工资表除外），需填写借阅审批单，经所财务资产处负责人同意，方可借阅；借阅工资表档案，需填写借阅审批单，经所人事处负责人同意，方可借阅。财务资产处承办人员可直接到档案室办理借阅手续。

 

八、人事档案借阅

借阅人事档案，需填写借阅审批单，经所人事处负责人同意，方可借阅。

 

九、专利档案借阅

借阅专利证书及申请材料，需填写借阅审批单，经课题（项目）负责人、成果管理与转化处负责人同意，方可借阅。

专利档案除本课题组（项目）相关人员外严禁外借。

 

十、名人、声像、实物档案借阅

借阅名人、声像、实物档案，需填写借阅审批单，经图书信息中心负责人同意，方可借阅。

 

十一、档案利用信息回馈登记

凡因处理、解决重要工作（事件）需借阅、利用档案，或在借阅过程中解决了较大问题的， 借阅人应在归还时主动填写档案利用效果登记表。

 

十二、本借阅管理办法由综合档案室负责解释。

 

 

附件：1.中科院半导体所档案借阅审批单

          2.涉密文件资料借阅审批表

          3.档案利用效果登记表