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中国科学院半导体研究所科研仪器设备档案管理办法

[2014-02-21]

中国科学院半导体研究所

科研仪器设备档案管理办法

第一章总则

为规范我所科研仪器设备档案的管理，根据《中国科学院科研仪器建档规范》，结合我所实际，特制定本管理办法。

第一条科研仪器设备是指科研和科技开发活动中直接用于实验、分析、测试、加工和计算的仪器和设备。

第二条科研仪器设备档案是指科研仪器设备从购置、研制、运行与管理到报废所形成的管理文件和技术资料等所有文件材料的集合。

第三条所设备管理部门负责组织科研仪器设备自调研立项至验收的所有文件和技术资料的收集、整理、初步立卷并将案卷及时向所档案部门移交归档。

第四条所综合档案室负责监督、指导、配合相关部门做好科研设备建档工作，参加科研仪器设备开箱验收等活动，做好设备档案的接收、保管和利用工作。

第五条所科研仪器设备使用部门负责收集仪器设备建档所需的自采购至验收的所有材料，进行初步整理并及时移交给设备管理部门，负责按期将仪器设备运行维护年度报告等文件材料向综合档案室移交归档。

第二章建档原则和归档范围

第六条建档原则和标准：直接用于从事科研活动的仪器设备，其中标准设备单台（套）价值在人民币50万元（含50万元）以上的，自行研制的和委托加工研制的非标准设备价值在人民币10万元（含10万元）以上的必须建档。

第七条科研仪器设备材料归档范围见附件。

第三章整理、分类、组卷

第八条设备管理部门是科研仪器设备文件材料的收集积累、汇总部门，应设有专（兼）职人员集中管理本单位的设备文件材料。

第九条从设备购置到设备验收（进口设备到索赔期满）过程的管理性文件，设备管理部门收集、积累，经整理、立卷后向综合档案室移交。

第十条设备管理部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、整理登记。

第十一条设备使用单位要认真做好设备到货前后、运行的文件材料形成、积累和归档工作，做好设备技术文件整理归档，为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档，确保设备文件的完整、系统、准确。

第十二条设备档案的组卷、分类、归档须符合规定要求，具体要求执行《中国科学院科研仪器建档规范》标准。

第十三条设备文件材料的保管期限与其设备共存。

第四章接收归档

第十四条科研仪器设备的归档时间为设备验收完毕投入使用后的一个月。

第十五条设备管理部门的兼职档案员负责填写设备档案移交目录，一式两份。经相关领导审查后，向所综合档案室归档，并履行签字手续。

第五章管理借阅

第十六条设备管理部门和课题组应随时收集设备文件材料在使用和运行中的文件和工作记录，根据设备管理情况对档案进行必要的补充。

第十七条档案部门对补充的材料及时归档编目并在备考表注明。

第十八条设备档案材料未归档前，一般不外借。归档后要按照借阅制度执行：

1.设备使用部门可以借阅自己部门使用的设备档案。

2.非使用部门因工作需要借阅有关档案时，须经设备管理部门同意后在档案室阅览。

3.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经设备管理及单位主管领导批准后方可查阅。

第十九条本办法自发布之日起开始实施，由科研管理与质量控制处和综合档案室负责解释。

附：中国科学院半导体研究所科研仪器设备材料归档范围

1．科研仪器设备采购阶段

1.1 科研仪器设备选型论证材料（含可行性研究报告）

1.2 科研仪器设备购置请购单

1.3 购置“科研仪器设备”批复文件

1.4 机电设备进出口主管部门审批文件或复印件

1.4.1 机电设备进口登记表

1.4.2 进口许可证

1.4.3 最终用户与用途说明

1.4.4 代理协议的付款通知书

1.5 对外贸易商务签约“合同”（外贸合同书）

1.5.1 报价单和合同附件

1.5.2 技术协议

1.5.3 商务技术谈判备忘录

1.6 进口科研仪器设备申请“海关减免税”文件

1.7 海关批准“进口货物海关减免税”证明

1.8 进口报关单

1.9 进口设备空运单、海关提单、运输保险单

2．科研仪器设备验收阶段

2.1 设备到货装箱单、开箱检验记录与破损记录（照片）

2.2 设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料

2.3 商检局检验结果单、进口商品检验申请单等

2.4 进口商品质保期内故障报告单

2.5 商检局出具品质、数量证书

序号文件内容

2.6 进口商品对外索赔、维修，更换货物出口报关单