中国科学院半导体研究所

名人档案管理办法

 

第一章 总 则    

第一条  为做好我所名人档案的管理，真实地反映著名人员地历史面貌和地位，并为今后的历史研究提供依据，充分发挥著名人物档案在科学研究和科研管理中的作用，根据中科院《中国科学院著名人物档案建档规范》结合我所实际情况，制定本办法。

第二条  根据《中国科学院著名人物档案建档规范》规定，本所中科院院士和工程院院士列入著名人员范围。

第三条  本办法所称的名人档案是指名人在长期的工作、学习和生活中形成的，具有保存、利用价值的，不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物。

第四条  名人档案由所综合档案室负责，业务上接受中科院档案部门的指导、监督和检查。综合档案室负责本单位名人档案的收集、整理、保管和提供利用工作。

第五条  名人所在部门秘书及相关人员负责对名人文件材料的收集及初步整理。

 

第二章  收集与归档范围

第六条  名人档案的收集原则和归档范围

1.收集原则：名人在工作、学习和生活中形成的，真实地反映其一生经历和贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。

2.名人在公文活动中形成的文件材料应交本单位归档。

3.名人本人及已故名人家属保存的各种奖状、证书、证章、聘书、字画、实物等，在自愿的前提下归档保存。

4.归档范围：

（1）生平传记材料：包括自传、回忆录、获奖及人才培养情况；

（2）音像类：包括参加国务或政务活动、院务活动、学术活动、外事活动、院外活动、家庭生活中重要的照片、影片、录音带、录像带；

（3）证书类：奖状、证章、证书(荣誉证书、毕业证书、学位证书、科研成果获奖证书)聘书、任命书等；

（4）信件类：重要公务来往信件；

（5）手稿类：著作手稿、讲话稿、日记、工作笔记；

（6）著作类：论文集，专著，译著，正式出版的教材，为其他书籍撰写的前言、后记，纪念文集；

（7）新闻、事迹类：国内外电视台、广播电台、报刊、杂志的采访报道，国内外著名专家学者对名人的评价材料；

（8）逝世后形成得材料：悼词、唁电类：名人逝世后形成的唁电、悼词、追悼会签名册、纪念文章及其他材料；

（9）反映名人生活、爱好如诗歌、小说、字画、书法等与名人有关的具有保存价值的其他材料。

 

第三章 分类与整理

第七条  名人档案以人物为单位进行整理。整理原则是：遵循文件材料的客观形成规律，保持文件材料之间的有机联系，真实地反映名人工作、学习和生活的本来面貌，便于保管和利用。    

第八条  名人档案的整理方法执行《中国科学院声像档案建档规范》执行。

   

第四章  保管与利用

第九条  名人档案由所综合档案室集中保管，确保档案的安全。

第十条  借阅名人档案应当严格履行下列审批手续：

1.名人及其亲属利用名人本人的档案，享有优先权，档案部门应提供方便。   

2.本所部门和个人利用名人档案时，须有本部门负责人的签字,必要时需经所主管领导或办公室负责人批准。

3.对借出的档案不得随意涂改，损坏，用后及时归还。

4.名人档案一般不得借出，确需借出应经档案主管部门领导批准。档案管理人员对借出的名人档案应及时催还、清点。

 

第七章  附  则

第十一条   本办法自发布之日起施行。

第十二条  本办法由综合档案室负责解释。