中国科学院半导体研究所

声像档案管理办法

 

第一章  总 则

 

第一条  为做好我所声像档案的建档工作，保证其档案的齐全、完整，更好地发挥声像档案作用，依据国家档案法及中科院声像档案建档规范，结合我所情况，制定本办法。

第二条  我所在科研、管理和各项工作活动中直接形成、具有保存价值，主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。

第三条  本所的综合档案室负责指导、监督、检查本单位声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作，负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。

第四条  声像材料的形成部门（或人）负责声像材料的形成、收集、初步整理、和归档工作。

第二章 收集 、整理

第五条  所属各有关部门应随时注意收集应归档的各类声像材料，及时整理归类。

第六条  本所声像档案的具体归档范围见附件。

第七条  声像档案归档要求及具体整理方法执行《中国科学院声像档案建档规范》。

第八条  综合办公室配置必要的摄制设备，负责有关重要活动的拍摄工作。

第九条  凡有重大活动，应向综合档案室通报。综合档案室应提出有关要求，主持部门必须指派专门人员负责摄录制工作。其所需费用，可列入活动经费预算。

1. 在摄（录）制工作完成后的一个月内，有关部门应向综合档案室移交应归声像档案资料。

2. 综合档案室有权在必要时，要求有关部门声像资料保管人员移交有关资料。

3. 对已摄（录）制的重大科技成果的资料，应根据实际保存的价值，移交综合档案室归档保管。

               第三章 移交、 保管 、借阅

第十条  各部门形成的声像档案材料应在次年的6月30日之前向综合档案室移交归档。凡是在科研课题、基本建设、等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。

第十一条  综合档案室对声像档案按照不同载体类别分开排列保管。库房应符合声像材料的保管要求，采用竖放存放方法。

第十二条  声像档案应定期检查，发现质量问题需采取措施及时补救。并定期进行倒带、复制和转存等处理方式进行保存。

第十三条  对价值甚高的声像档案，综合档案室应制备副本。原版声像档案不得外借。对部门确需经常使用的声、像资料，经批准可留有副本。

第十四条  声像档案的利用应严格参照有关保密条例办理。

第十五条  照片档案的查阅须经部门负责人批准，在档案室阅览；光盘、录音、录像档案的查阅经部门负责人申请，办公室负责人核准后调用；翻录或编辑资料需利用声像档案的，承办部门应书面申请并报请主管所领导批准。

第十六条  本办法自发布之日起实施，由综合档案室负责解释。

 

附：中国科学院半导体研究所声像材料归档范围

1．重要会议和主要活动形成的声像材料

1.1 所里举办的各类重要工作会议、业务会议、学术会议

1.2 重要纪念活动、庆祝活动，党、正、工、团、妇等组织开展的活动

2．参观考察活动中形成的声像材料

2.1 党和国家领导人视察、题字、检查本单位工作

2.2 院领导及其他有关领导视察、题字、检查本单位工作

2.3 其他重要的参观活动

3．重要外事活动中形成的声像材料

3.1 外国领导人、友好人士以及代表团参观访问、学术交流

3.2 与国外签订协议、备忘录、合同过程

3.3 外籍人士赠送礼品及捐赠仪式

3.4 本单位重要的派出访问、考察、进修等活动

3.5 本单位主办、召开的国际性学术会议

3.6 参加或出席重大国际会议

4．重要科研业务活动形成的声像材料

4.1 介绍所科研活动情况情况

4.2 科研工作、科技管理、生产经营等主要业务活动

4.3 主办或参加的重要科技成果展览

4.4 反映重点和开放实验室情况

4.5 购置、引进大型科研仪器设备开箱、验收、安装、调试、运行过程

4.6 保密质量认证等科研管理工作

5．重要基本建设和重大工程项目过程的声像材料

5.1 单位历史和现状的主要建筑的地貌

5.2 单位区域的建筑布局、环境、绿化、美化情况

5.3 工程项目开工前的原地貌、地形

5.4 工程开工、竣工仪式、验收会议

5.5 各级领导视察、题词

6．有关人物的声像材料

6.1 院士、知名人士等名人的重要活动及宣传资料

6.2 先进人物、典型人物情况、事件

6.3 所级历届党、政领导班子的标准照片

7．其他具有长久保存价值的声像材料

7.1 技术交流、合同协议签字仪式

7.2 各种重大事件、责任和灾害事故中形成的声像材料