中国科学院半导体研究所

科研仪器设备档案管理办法

 

第一章 总 则

为规范我所科研仪器设备档案的管理，根据《中国科学院科研仪器建档规范》，结合我所实际，特制定本管理办法。

第一条  科研仪器设备是指科研和科技开发活动中直接用于实验、分析、测试、加工和计算的仪器和设备。

第二条  科研仪器设备档案是指科研仪器设备从购置、研制、运行与管理到报废所形成的管理文件和技术资料等所有文件材料的集合。

第三条  所设备管理部门负责组织科研仪器设备自调研立项至验收的所有文件和技术资料的收集、整理、初步立卷并将案卷及时向所档案部门移交归档。

第四条  所综合档案室负责监督、指导、配合相关部门做好科研设备建档工作，参加科研仪器设备开箱验收等活动，做好设备档案的接收、保管和利用工作。

第五条  所科研仪器设备使用部门负责收集仪器设备建档所需的自采购至验收的所有材料，进行初步整理并及时移交给设备管理部门，负责按期将仪器设备运行维护年度报告等文件材料向综合档案室移交归档。

 

第二章   建档原则和归档范围

第六条  建档原则和标准：直接用于从事科研活动的仪器设备，其中标准设备单台（套）价值在人民币50万元（含50万元）以上的，自行研制的和委托加工研制的非标准设备价值在人民币10万元（含10万元）以上的必须建档。

第七条  科研仪器设备材料归档范围见附件。

 

第三章    整理、分类、组卷

第八条  设备管理部门是科研仪器设备文件材料的收集积累、汇总部门，应设有专（兼）职人员集中管理本单位的设备文件材料。

第九条  从设备购置到设备验收（进口设备到索赔期满）过程的管理性文件，设备管理部门收集、积累，经整理、立卷后向综合档案室移交。

第十条  设备管理部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、整理登记。

第十一条  设备使用单位要认真做好设备到货前后、运行的文件材料形成、积累和归档工作，做好设备技术文件整理归档，为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档，确保设备文件的完整、系统、准确。

第十二条  设备档案的组卷、分类、归档须符合规定要求，具体要求执行《中国科学院科研仪器建档规范》标准。

第十三条  设备文件材料的保管期限与其设备共存。

 

第四章 接收归档 

第十四条  科研仪器设备的归档时间为设备验收完毕投入使用后的一个月。

第十五条  设备管理部门的兼职档案员负责填写设备档案移交目录，一式两份。经相关领导审查后，向所综合档案室归档，并履行签字手续。

 

第五章  管理借阅

第十六条  设备管理部门和课题组应随时收集设备文件材料在使用和运行中的文件和工作记录，根据设备管理情况对档案进行必要的补充。

第十七条  档案部门对补充的材料及时归档编目并在备考表注明。

第十八条  设备档案材料未归档前，一般不外借。归档后要按照借阅制度执行：

1.设备使用部门可以借阅自己部门使用的设备档案。

2.非使用部门因工作需要借阅有关档案时，须经设备管理部门同意后在档案室阅览。

3.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经设备管理及单位主管领导批准后方可查阅。

第十九条  本办法自发布之日起开始实施，由科研管理与质量控制处和综合档案室负责解释。

 

附件：中国科学院半导体研究所科研仪器设备材料归档范围