中国科学院半导体研究所

科研课题档案管理办法

 

第一章 总则

第一条 为加强我所课题档案的管理，提高科研课题档案的质量，充分发挥科研课题档案在科研生产和管理工作中的作用，根据中科院科研档案建档规范，结合我所实际制定本管理办法。

第二条 科研课题档案是指记述和反映科研课题研究活动中形成的各种载体的文字、图表、声像等记录形式的文件材料总称。归档材料应完整、准确、系统，能反映从开题到结题的科研活动全过程的科研课题档案。

第三条科研管理与质量控制处为所科研档案的管理部门，负责组织管理各类科研课题的建档工作。

第四条 科研管理与质量控制处负责指导并参与科研课题档案的鉴定和密级的确定。并将每年新开课题和结题清单及时提供给所综合档案室一份备案。    

第五条 课题负责人负责布置科研课题建档工作，指定本兼职档案员。并负责提出科研课题档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级，填写科研课题档案归档说明书。

第六条 兼职档案员负责收集、整理本课题组日常形成及结题材料的文件材料，做好预立卷工作。课题承担人员离开课题岗位时，应将本人课题文件清理、移交后方可办理手续。

第七条  综合档案室负责科研课题档案接收，并协助科技开发处的档案管理人员随课题的进展，指导、检查科研课题文件的形成、积累和立卷归档工作。

 

第二章 归档范围

第八条 科研课题文件的归档范围包括课题研究准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励阶段、成果推广阶段所形成的有关文件。（具体参见附件）

第九条 获得与科研课题预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科研课题文件均应归档。

第十条  针对科研课题的管理性文件，应归入科研课题档案。

第十一条 两个或两个以上单位协作的科研课题，由课题主持单位保存整套档案；协作单位除保存与自己所承担任务有关的原件外，应将复制件送交主持单位保存。如确系涉及协作单位的合法权益，不能提供有关复制件，应在协议、合同或委托书中明确，但协作单位应将承担任务的有关档案目录和档号提供主持单位。

第十二条 与国(境)外合作研究的科研课题，应在协议、合同中明确课题文件的归档范围，并规定原件的归属。

       

第三章   归档文件的质量要求

第十三条 归档的科研课题文件应为原件，不得擅自修改、剪贴或事后补制。    

第十四条 外文文件和相应的中文翻译件应归档。未翻译的外文文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。

第十五条 科研课题文件的内容必须真实、准确，不得随意更改、变造。    

第十六条 科研课题文件应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期、时间完备。

第十七条 科研课题文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等)，不得使用热敏纸。    

第十八条 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合长久保存的要求。    

第十九条 录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。              

 

第四章 科研课题文件整理归档要求

第二十条 科研课题档案应包括管理性文件和科研性文件，分别由科研管理与质量控制处和课题组形成、积累。科研课题文件的形成、积累应从课题的预研、开题、研究过程到结题，随时收集、整理。   

第二十一条 课题结题后，科研管理与质量控制处的档案管理人员会同课题的兼职档案员，分别按照科研课题的归档范围收集、整理归档材料。

第二十二条 根据科研课题文件的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况，课题组将课题文件进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

第二十三条 科研课题的文件较多，可组成多卷(即一题多卷)。将最能反映课题概况的开题立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获奖文件、科研经费与决算文件等重要文件，整理组成综合卷，排放在课题全部案卷之首。其余文件按科研工作阶段或重要程度等依次系统组卷。

第二十四条 案卷内密不可分的科研课题文件按以下要求排列：同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。

第二十五条 拆除案卷内的金属物，对破损的文件进行修补。

第二十六条 案卷内的文件采用卷夹方式保管，即每份文件用线装订，用卷盒保管。并在每份文件的右上角盖上有档号、件号的档号章。

第二十七条 卷内目录、备考表及案卷封面的具体填写方法按照《中科院科研课题档案建档规范（2006）》执行。

    第二十八条 课题负责人负责填写科研课题档案归档说明书，归档说明书作为每个课题档案第一个案卷的第一份文件，登入卷内目录。

第二十九条 科研管理与质量控制处负责组织科研档案的鉴定，确定保管期限和密级。

 

第五章 归档时间及归档要求

第三十条 在科研课题任务结束、进行验收或鉴定前，科研管理与质量控制处会同所综合档案室根据上级科研管理部门下达科研课题档案预验收通知单进行预验收。未经综合档案室进行档案预验收或档案预验收不合格的科研课题，研究所不能组织课题的验收或鉴定。

第三十一条 科研课题在通过验收或鉴定后，均应在两个月内立卷归档。中断、终止或撤销的课题，必须在课题中断、终止或撤销后一个月内立卷归档。综合档案室对案卷进行检查验收，并在科研课题档案归档说明书上签署意见。  

第三十二条 科研课题档案案卷均应在课题验收、鉴定或结题后三个月内归档完毕。

第三十三条  科研管理与质量控制处档案管理人员负责填写科研课题档案材料移交清单一式两份，连同案卷经综合档案室清点无误后，交接双方在移交清单上签字，并各执一份。综合档案室接收档案后，填写科研课题档案案卷目录。

 

第六章 科研课题档案的补充和借阅

第三十四条 科研课题档案归档后，在成果申报奖励、推广应用等阶段形成的新文件，科研管理与质量控制处应及时送交综合档案室补充归档，并对课题档案的案卷保管期限及密级进行必要的调整。

第三十五条 综合档案室对补充归档的科研课题文件整理编目，并在卷内备案表中注明补充情况。

第三十六条  科研课题档案一般只允许从事本课题任务的人员借阅，借用时需填写借阅登记并及时归还。

第三十七条 非本课题人员因工作需要借阅有关档案，需经本课题负责人、科研管理与质量控制处同意后并报主管所领导批准后，在档案阅览室阅览。

第三十八条 外单位人员查阅档案，需持有单位盖章、写明借阅内容和理由的介绍信，经课题负责人同意，科研管理与质量控制处、单位主管所领导批准方可查阅，但不得借出和抄录复制。

第三十九条 涉密档案的借阅须经课题负责人、科研管理与质量控制处、保密办公室同意，主管所领导批准，方可查阅，但不得借出、抄录、复制。

 

第七章 附则

第四十条 本办法自发布之日起施行。

第四十一条 如有本管理办法中未涉及到的要求，请遵照《中科院科研课题档案建档规范（2006年）》执行。

第四十二条 本管理办法由科研管理与质量控制处和综合档案室负责解释。

 

附件：中国科学院半导体研究所科研课题档案归档范围