所属各部门：
为贯彻落实中央八项规定精神，严格控制会议时间和会议标准，并进一步规范研究所会议管理，结合研究所实际，现将修订后的《中国科学院半导体研究所会议费管理办法》予以印发，请遵照执行。
中国科学院半导体研究所
2024年4月23日
中国科学院半导体研究所会议费管理办法
第一章 总则
第一条 为贯彻落实中央八项规定精神，进一步规范中国科学院半导体研究所会议管理，根据《科技部办公厅 财政部办公厅关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资〔2018〕122号）、《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《中国科学院会议费管理办法》（科发条财字〔2016〕103号）、《〈中国科学院会议费管理办法（试行）〉补充解释》(科发条财函字〔2021〕24号)《财政部 国管局 中直管理局关于〈中央和国家机关会议费管理办法>的补充通知》(财行〔2023〕86号) 等文件相关要求，结合研究所实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所指会议是研究所及各部门主办或承办且在国内召开的各种会议。
第三条 会议实行分类管理、分级审批。会议应与内部日常工作交流、公务接待、加班误餐、组织培训、党团活动、工青妇活动等严格区分，不得混淆处理和核算。
会议按内容分为行政类会议和科研类会议。其中：行政类会议指所务会、党委会、年度工作会、职工代表大会等各类行政管理性会议；科研类会议指以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化及科研项目与经费管理等为主要内容的科研业务性会议。
会议按形式分为传统场地会议（线下会议）和网络音视频会议（线上会议）。其中：线下会议指参会人员需要到达指定的会场，通常需发生场地费、住宿费、伙食费、交通费等；线上会议指利用现代信息技术手段，通过视频图像、语音及应用数据等召开的会议，一般没有或只有少量会场，不需或只需发生少量场地费、住宿费、伙食费、交通费等。
会议规模按参会人数分为大、中、小型会议，原则上大型会议人数为100人以上，中型会议为30人以上至100人，小型会议为30人及以下。
第四条 会议组织部门对会议的相关性、真实性、合法性负直接责任；综合办公室负责行政类会议申请的审批、会议计划管理及大型会议费公示，科技管理与成果处负责科研类会议中民口类课题（含纵向和横向课题）申请的审批，高技术发展与质量控制处负责科研类会议中高技术类课题（含纵向和横向课题）申请的审批（以下简称“归口管理部门”）；财务资产处负责对会议费票据的真实性、附件完备性进行审核。
第二章 会议计划和预算
第五条 严格执行会议计划编报和审批制度。机关各部门组织的行政类会议应于每年年初向综合办公室申报本年度会议计划，报送综合办公室和分管所领导审批。各部门须严格执行会议计划，原则上不得召开计划外会议。确因工作需要临时召开会议的，应由主办部门至少于会议召开前报综合办公室和分管所领导审批后调整年度会议计划。会议计划包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、参会人数、经费来源、支出内容、会议形式（线下会议或线上会议）、承办部门、举办方式（自办或委托会议公司）等。
科研类会议可不单独编制会议计划，但应根据科研任务计划编制会议费预算并经归口管理部门审批后严格执行。
第六条 会议费纳入单位预算，并严格控制预算规模。单位主办或承办的所有会议都必须编制会议预算。其中：
收入预算包括上级主管部门或其他部门拨付的会议专款、研究所安排的会议费（含研究所日常经费或自有资金）、项目或课题等安排的会议费，以及取得的会议注册费、会务费、资助费、展位费、服务费等经费来源。
支出预算包括会议住宿费、伙食费和其他费用。
第七条 中型或大型会议，需委托具有相应资质会议服务公司协助办理或承包办理会议的，应在会议预算中单独说明。
第八条 对于与外单位联合办会，与会各方分担会议费的，应事前签订联合举办会议的相关合同或协议，按约定内容编制会议预算。
第三章 会议申请和审批
第九条 会议主办或承办部门根据会议计划及部门预算，提前填写《半导体所会议申请审批表》（见附件），经课题负责人审核，归口管理部门审批，特殊情况说明事项报分管所领导审批。
第十条 各部门举办的无外地代表参加的会议，原则上不安排住宿，因特殊需要的，应在会议申请审批表中填写“特殊情况说明”，报分管所领导审批。
第十一条 各部门举办的会议，需严格控制会期时间。如因科研项目需要，会议时间超过规定会期的，应在会议申请审批表中填写“特殊情况说明”，注明具体会议日程，报分管所领导审批。
第十二条 参会人员通常应在会议举办场所就餐。科研类会议因会议举办场所价格、供餐能力等因素需在外就餐的，应在会议申请审批表中予以注明。
第四章 开支范围和标准
第十三条 线下会议费支出范围包括会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用包括会议室租金、会议设备租金、会议服务费、交通费、文件印刷费、办公用品费和医药费等。另外，其他费用中不再包含使用研究所内部会议室发生的场地占用费。
其他费用中的交通费是指用于会议代表接送站、会场与住宿地点往返以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上由所在单位报销。确因工作需要，可在会议费中报销，也可按差旅费规定报销。
会议期间发生的专家咨询费、评审费不得列入会议费中。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。
只有所内人员参加的会议，一般应在研究所内召开，无合理理由在所外举办而发生的会议费不予报销。
第十四条 线上会议费开支范围还包括能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。
第十五条 线下会议费综合定额标准为550元/人/天。会议费（四类会议）综合定额标准明细如下：
单位：元/人/天
住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合 计 |
340 | 130 | 80 | 550 |
会议费报销以实际发生的费用项目定额标准总额为上限，结合线下实际参会人数、会议时间进行核算。各项费用之间可以调剂使用,未实际发生的费用项目不得参与调剂。
为杜绝会议中出现奢靡之风，对发生了伙食费的会议，原则上伙食费标准不得超过130元/人/天，会议用餐需附菜单明细小票。
线上会议中的线上相关费用不纳入综合定额标准核算,按照会议费预算据实列支。各部门应按照厉行节约、提高效率的原则，合理选择线上会议应用系统。
第十六条 研究所举办的会议一般为四类会议，会期原则上不得超过1天半，其中传达布置类会议不得超过1天。另外，会议报到和离开时间合计不得超过1天。
第十七条 参加会议的外籍知名专家（来自不超过2个国家）和院士达到3人且占参会人数三分之一以上的，综合定额标准可提高20%。
第五章 会议费管理
第十八条 各部门召开会议应优先安排在研究所内部会议场所召开，并充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低成本、提高效率。召开线上会议的，会议通知中要有“视频/线上会议”字样。参会人员签到表中，不在现场的参会人员签到以视频会议截图代替（注意：参会人员不能是黑屏）。
对于不能采用线上方式、在所内或院内内部会议场地举办的，应当在会议定点场所召开。不得到国家和科学院明令禁止的风景名胜区召开会议。
会议定点场所须按照《国家机关事务管理局关于执行中央党政机关会议定点场所名单的通知》要求选取，登录财政部网站党政机关会议定点场所管理信息系统（网址：meeting.mof.gov.cn）,查询会议定点场所名单和协议价格。
第十九条 各部门应加强对会议内容相近、参会人员范围相同会议的统筹，严格控制各类会议规模，简化办会形式，提倡采用线上会议形式。要合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会。
第二十条 会议费报销。会议结束后，经办人应持实际发生的会议相关票据及时办理报销手续。会议期间发生的所有票据须按会议集中一次报销，不得零星或分次报销。
会议费报销所需资料包括：会议申请审批表、会议通知及日程、签到表/线上会议人员信息截图、会议发票、定点会议结算单、会议用餐菜单明细小票等。
对于在单位内部召开的小型会议（30人以内），在保证业务真实性的情况下可简化手续，持会议审批表、签到表、会议发票、会议用餐菜单明细小票即可办理报销手续。
中型或大型会议可委托具有相应资质的会议服务公司提供会议服务，应签订合同并按合同据实结算，电子结算单作为会议支出报销凭据。
与外单位联合承办会议的，还需提供相关合同或协议，外单位财务部门出具的会议结算清单和标准证明，会议结算清单包括但不限于：参会人员签到表、会议室使用清单、用餐人数、住宿人数、会议费开支表等。
第二十一条 会议收取注册费、会务费、资助费应遵循“收支两条线”的原则，纳入研究所财务账户统一管理。
（一）会议所有收入和支出必须纳入单位财务部门统一管理。收取的会议注册费、会务费、资助费等由单位财务部门收取或由会议服务公司代收，发票应由单位提供，收取的款项应作为会议费收入及时纳入单位账户管理。不得将收取的款项直接用于会议支出。
（二）对于委托会议服务公司协助或承包办会的，单位应与会议公司签订合同，约定会议费收入和支出管理细则。会议服务公司应按照签订合同约定按时向单位提供支出款项明细及原始单据。单位不得将会议费管理权限委托没有资质或未签订合同的会议服务公司、酒店进行管理，也不得将会议费分解为若干部分分别由不同单位进行管理。
（三）会议支出结算可采用两种方式：
方式一：会议各项支出由单位与酒店、车辆租赁公司等直接结算，单位仅支付给会议服务公司服务费。会议结束后，以会议服务公司开具的会议服务发票，酒店、车辆租赁公司等开具的相关发票、会议收支结算表等作为报销凭据。
方式二：会议各项支出由会议服务公司与酒店、车辆租赁公司等结算。会议结束后，单位与会议服务公司按照合同约定及会议实际支出据实结算。最后以会议服务公司开具的发票以及会议服务公司收支结算表、收支原始单据复印件等作为报销凭据。
第二十二条 各部门会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，原则上应以对公转账、公务卡或银行卡等非现金方式结算。
第二十三条 涉密会议应严格遵守国家、中国科学院和半导体研究所的保密及涉密会议管理规定。
第二十四条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十五条 各部门严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；严格控制会议用餐菜品种类、数量和分量，不安排宴请，不上烟酒（包括自带酒）。会议费中不允许报销水果、礼品费。
第二十六条 不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁以任何名义发放纪念品，严禁发放与会议业务无关的物品，不得额外配发洗漱用品。
第六章 会议费公示制度
第二十七条 建立会议费公示制度。财务资产处配合综合办公室每年对大型非涉密会议予以公示，公示的具体内容包括：会议名称、时间地点、内容、参会人数、会议形式（线下或线上会议）、主办或承办部门、会议委托公司名称、会议费收支情况等。
第七章 监督问责
第二十八条 纪监审办公室应按照会议预算对各项支出进行严格检查监督，包括实际参会人数、实际住宿人数、住宿标准、用餐人数、用餐形式、用餐标准以及是否存在违规行为等。定期对本单位会议费管理使用进行内部审计检查，并将会议用酒、虚假会议、借学术会议大吃大喝、转嫁招待费等问题作为检查重点。
第二十九条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：
（一）计划外召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，应按相关规定给予行政处分；科研人员涉及虚报、冒领手段骗取会议费的，取消一定期间院级科研项目的申请资格。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
第八章 附则
第三十条 研究所举办国际会议参照《中国科学院在华举办国际会议经费管理办法（暂行）》（发际字〔2017〕47号）相关规定执行。
第三十一条 本办法由财务资产处和综合办公室根据职责负责解释。
第三十二条 本办法自2024年5月1日起施行。《中国科学院半导体研究所会议费管理办法》（半发财字〔2021〕7号）和《中国科学院半导体研究所会议费管理办法的补充通知》（半发财字〔2023〕4号）同时废止。