所属各部门：

根据2023年内部审计实施计划，第三季度内审工作组主要开展了“合同管理系统”专项内部审计，针对近两年ARP合同管理系统内提交的合同情况进行了抽查。一方面关注30万以上的材料和固定、无形资产采购合同以及科研外协合同，在合同登记前是否完成线下采购申请签批。另一方面，结合ARP新上线的合同管理系统实际使用情况提出意见、建议，包含在使用过程中是否存在流程不合理、廉洁风险、管理盲点、制度执行不力或缺失等问题。现将此次内审发现的主要问题通报如下：

1.某些课题组填写的合同期间与合同提交日期、签订日期、审批日期之间有时间逻辑问题，存在合同期间、签订日期在审批日期之前的问题。

2.某些课题组存在合同审批后 6个月以上仍未上传最终版合同，在报销时未关联相关合同的问题。

3.某些课题组上传的最终版合同不规范，上传的合同最终版盖章为一个复印章（黑章）、一个红章，不是合同最终版原件。

4.合同经办人自行将审批完成后的合同进行作废，作废原因未填写。

整改要求：

1. 相应课题组应提供解释说明材料，并在今后工作中进一步规范填写内容。所属各部门在合同管理系统中填写时注意合同提交日期、合同期间、签订日期、审批日期之间的逻辑顺序，按规定审批流程进行办理。

2.合同经办人应在合同审批之后30天内，及时在合同管理系统内上传生效合同电子版，并在经费报销时主动关联。

3.相关课题组尽快将合同管理系统内的附件更新为合同最终版原件。

4. 相关职能部门在合同管理系统内增加合同状态提醒通知，作废的合同信息同步到合同审批时涉及的相关审批人。合同经办人在作废合同时需填写作废原因。

内审工作组将继续开展全方位、多方面的内审工作，持续深化内审成果运用，为研究所实现半导体科技高水平自立自强贡献力量。

特此通报。

 半导体研究所内审工作组

2023年10月9日