所属各部门：

为了进一步加强和规范研究所借款报销管理，结合研究所实际，现将修订后的《中国科学院半导体研究所财务借款报销管理办法》予以印发，请遵照执行。

    中国科学院半导体研究所

                                   2024年4月23日

中国科学院半导体研究所财务借款报销管理办法

第一章 总则

第一条 为落实国家关于推进科技领域简政放权、放管结合、优化服务的要求，进一步加强和规范研究所借款报销管理，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合研究所实际，重新修订借款报销管理办法，明确各项报销细则。

第二条 本办法将财务报销分为固定/无形资产、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅/会议/国际交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、其他费用等，以下分别说明相关的借款报销流程及各项支出具体参考制度和报销程序。

第三条 本办法适用于半导体所各项财务报销业务及相关审核报销人员。

第二章  借款报销流程

第四条 借款报销需通过ARP系统进行操作，按规定和需求填写借款单或者报销单，依据《中国科学院半导体研究所经费报销审批权限及审批程序的规定》在ARP进行审核签批后，打印报销单递交财务处进行审核。

第五条 财务处采取两级审核制度，一级详细性审核是按照财务审核要点对借款、报销业务进行审核，如审核通过，则予以办理；如不通过，则根据不同原因予以驳回，重新修改或拒绝办理。出纳岗根据审核岗审核后的借款、报销凭证及原始凭证，按不同付款类型办理付款业务。二级重要性复核是在一级审核工作的基础上，对报销单据进行补充性审核，主要对三公经费、会议费、单笔1万元以上劳务费及报销金额大于5万元报销单据的复核，包括审批流程是否规范、必要附件是否齐全等作为重点审查内容。

第六条 审批人应按照审批流程和审批权限逐级签批，审批人与报销人、审批人与银行卡结算人不能为同一个人。审批人兼报销审批双重身份的，递交更高权限审批人签字审批。

第七条 财务处按照部门划分审核岗位的审核范围，报销人按所属部门分别投置在固定的凭单投置处，固定资产报销需现场办理。

第三章 借款报销管理规定

第八条 固定资产：是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单价或批量在500元以上家具类应作为固定资产管理。

固定资产报销依据《中国科学院半导体研究所固定资产管理办法》《中国科学院半导体研究所科研仪器设备采购及领用管理办法》文件规定执行。固定资产报销必须通过ARP系统填写“固定资产报销单”进行报销，当月已通过ARP办理固定资产验收入库审核通过的，必须在当月完成固定资产报销。

凡列入政府采购范围内的商品和服务，应依照《中央预算单位政府集中采购目录及标准》进行采购，可以上政府采购网查询需要政府采购的产品，网址：http://www.zycg.gov.cn/ 。未按政府采购规定进行采购或未取得政府采购验收单的，一律不予报销。特别提示：办公用设备、复印纸需政府采购。

固定资产报销应提供入库领用单、发票、固定资产金额2万元以上时需附购置合同、合同登记审批表（30万元以下）、购置申请表（30万元及以上）、验收表。个人垫支金额超过1000元，报销时应提供转账记录等个人垫支凭证。

第九条 无形资产：是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术以及其他财产权利。

报销专用工具软件等费用，须通过ARP系统填写“无形资产报销单”，经科技处无形资产管理岗审核后，到财务处办理无形资产入账，当月已通过ARP办理无形资产验收入库审核通过的，必须在当月完成无形资产报销。

第十条 材料费：指购买各种科研用材料、零星耗材等发生的费用。材料费报销参照《中国科学院半导体研究所科研用材料采购及领用管理办法》文件相关规定执行。

报销金额1000元及以上的材料费应提供“材料入库单、出库单”或“材料入库领用单”、发票、采购金额2万元以上时须附采购合同、合同登记审批表（30万元以下）、材料采购申请表（30万元及以上）、材料采购验收表。个人垫支金额超过1000元及以上，报销时应附转账记录等个人垫支凭证。

一般情况下，禁止材料费连号发票拆分报销，若有特殊情况，需附相应的情况说明并课题负责人签字。如有发现为逃避审批程序而拆分报销的情况，责任人应承担全部责任。

第十一条 测试化验加工费：指委托进行咨询、试验、加工、测试及其他服务活动所发生的费用。所外测试化验加工费报销依据《中国科学院半导体研究所科研外协合同管理办法》文件规定执行。所内测试加工协作报销依据《中国科学院半导体研究所内部科研协作管理办法（试行）》文件规定执行。

所外测试化验加工费报销应提供发票、报销金额2万元以上时须附外协合同、合同登记审批表（30万元以下）、科研外协申请表（30万元及以上）、科研外协验收表。报销时，收款人一般应为对公单位，如因科研开展需求存在个人先行垫支测试加工费的特殊情况，垫支金额超过1万元时须附上由垫支人及课题负责人签字的情况说明、转账记录等垫支证明资料作为报销附件。

所内测试化验加工费报销需提供所内科研协作协议结算审核表、服务合同、内部收据、测试/加工报告/记录等。

第十二条 燃料动力费：水、电等燃料动力费摊销参照《中国科学院半导体研究所水、电管理办法》文件相关规定执行。基建处、廊坊办每半年统计课题组实际用量和收费金额，课题组按照实际使用情况分摊到相应课题。

第十三条 差旅费：所内职工报销差旅费，需按《中国科学院半导体研究所差旅费管理办法（试行）》、《中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表》、《中国科学院半导体研究所关于加强公务机票购买管理有关事项规定的通知》等文件的有关规定执行。

差旅费报销应提供出差申请审批单、城市间交通票据、住宿费发票（出差超5天）、会议通知（出差参会）。因研究所已统一购买商业补充保险，乘坐飞机的意外保险费一般不再予以报销（因公出国境外交通意外险除外）。

乘坐飞机出差时，应购买政采机票（非政采机票价格若低于当日政采价格，附当日政采价截图可全额报销，否则按95折报销）；出差超标乘坐交通工具的，超支部分由个人自理；住宿费实行出差天数5天(含)以内的包干报销，出差5天以上全程住宿费实报实销；交通补助可选择按标准包干或者凭据报销，每出差日只可选取一种方式，不可重复领取；参加会议的差旅费，会议通知中须写明“食宿自理”或书面承诺会议期间个人承担伙食费，可领取参会期间伙食补助。

第十四条 交通费：指因公乘坐交通工具而发生的费用，如出租车费、停车费、出车费等。交通费报销依据《中国科学院半导体研究所关于进一步规范出租车票报销的通知》、《中国科学院半导体研究所公务车辆（轿车）管理细则（暂行）》的有关规定执行。

研究所鼓励所属各部门/课题组人员因公出行时首选出租车，以降低费用、节约成本。神州专车、首汽约车等其它社会化公务用车报销规定按照《中国科学院半导体研所社会化公务用车管理办法（试行）》执行。

交通费报销应提供出租车票、社会化用车发票及“社会化公务用车使用一览表”。

除所里公务用车及特殊情况外，汽车燃油费一般不得报销。因出差发生的出租车费等应放入差旅费报销；因出差使用了研究所公务用车或社会化用车的，当天不能重复领取交通补助。

第十五条 会议费：指以半导体所名义主办的各种会议所发生的各项会议支出，包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。具体要求参照《中国科学院半导体研究所会议费管理办法》执行。国际会议报销标准按照所外事部门相关规定执行，由外事部门签批。

报销人通过ARP系统填写“会议费报销单”，根据实际签到人数和发生金额完整填列各类事项，并按文件规定提供各类证明材料。报销时需提供会议申请审批表、会议通知/日程（除单位内部召开的30人以内小型会议外）、签到表/线上会议人员信息截图、发票、定点会议场所电子结算单（所外召开时）、定点会议场所协议（所外中型大型会议委托会议服务公司时）、联合承办会议相关协议（与外单位联合承办时）、会议用餐菜单明细小票等。

会议申请审批表需要归口管理部门审批。行政类会议需列入年度会议计划中召开，否则不得报销。

参加其他单位、组织举办的会议所产生的会议注册费等费用，不属于会议费列支范畴，应在差旅费中报销。

第十六条 因公出国费：因公出国费参照《中国科学院半导体研究所因公临时出国（境）管理细则》文件相关规定执行。通过ARP系统选择“差旅费报销单”，业务事项选择“外事出访、国际差旅”，并以报销时银行外汇牌价中的中间价或者基准价为基础，将外币折算为人民币金额后进行填报。

出访人员报销费用时，需填写“半导体所临时出国（境）费用核销表”，经科技处审核后报销。同时须提供“中国科学院出国（境）任务批件”和因公护照/通行证等（包括机票行程单、登机牌、签证/签注和出入境记录）复印件及费用开支明细单据。

在学研究生因公临时出国依据《关于中国科学院半导体研究所在学研究生短期因公临时出国(境)有关事项的暂行规定》相关规定执行。

第十七条 图书资料费：用于职工自行购买的与本职工作相关的零星书籍费用支出。单张发票100元以上的报销时需附书目（中文）明细。

第十八条 专利费：专利申请费可在纵向课题里支出。专利维护费（专利年费）一般不允许在纵向课题里支出，对确需从纵向课题报销的，需附说明证明此专利维护与该课题相关性。

第十九条 版面费：对于纵向课题支出的单篇论文发表版面费超过2万元人民币的，需经研究所学术委员会对论文发表的必要性审核通过后，方可在纵向项目专项资金中列支。

办理版面费汇款产生的银行手续费，应在办理时要求银行开具发票，手续费凭发票报销。

第二十条 劳务费：发放给在研究所没有工资性收入的临时人员的劳务性费用，如评审费、咨询费、客座或临时聘用人员劳务费等。发放标准及流程参考《中国科学院半导体研究所专家咨询费、劳务费管理办法》文件规定执行。

涉及所外人员的劳务费及专家咨询费需通过ARP填写“劳务费报销单”，并如实、准确填写“半导体所__(所外人员)发放表”;涉及所内人员的，通过ARP填写“普通报销单”，结算方式选“现金”，如实、准确填写 “所内人员发放__明细表”。按照专家咨询费/劳务费的双审批要求，如费用支出课题负责人与课题组长为同一人，则填写有课题负责人与室主任/副主任双签的发放明细表。

劳务费报销需提供劳务费/咨询费发放表、会议通知（以会议形式咨询评审）、专家现场照片（以现场交流指导形式）、通讯证明资料或专家意见复印件（以通讯形式）、劳务协议或书面说明（月发放额税后大于1万元或一年内聘用3个月及以上）、机关职能部门发放劳务费审批表（机关发放时）、学位论文评阅人审核表（论文评审费）、答辩公告及学位论文答辩委员会成员审核表（学生答辩评审费）。

第二十一条 维修（护）费：维修各类仪器设备、房屋等发生的费用。涉及实验室改造的，参考《半导体研究所科研用房装修改造管理规定》文件执行。科研用房修缮及装修改造类需提供合同、装修改造申请、工程施工合同审批表/单、竣工验收单等作为报销依据。

第二十二条 办公用品：发票单张500元以上的，需附规范的购物清单、购物小票等明细。在大型商场、购物中心等地开具的办公用品的发票，需附和科研相关的说明。

第二十三条 邮电费：包含网络费、邮寄费等。日常电话通讯费等不予报销。涉及材料、设备相关的搬运费、运输费等应并入材料费、设备费报销。

第二十四条 培训费：职工参加各类培训需经本部门领导审批，费用报销应提供各项支出的原始单据，另需附培训通知等材料。自行组织的培训参照会议费相关报销规定。

第二十五条 公务接待费：除接待外宾来访外，国内公务接待费不再允许报销。

接待外宾来访等发生的接待费用报销需经过科技处外事岗进行审批，参照《中国科学院半导体研究所外宾来访管理办法（试行）》和《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》文件执行。

因举办各类会议而发生的餐费属于会议费报销范畴，按照会议费的报销规定执行。

第二十六条 医药费：通过ARP系统填写“医疗费报销单”，学生医药费先由医务室进行审核，财务处按审核后的金额报销，通过网银支付给个人。离休干部的药费，特殊情况可以使用现金结算。

第二十七条 福利费：包括子女统筹医疗费、餐费补贴及加班餐费等福利性质的费用，一般不允许在纵向课题里列支。

加班餐费报销参照《中国科学院半导体研究所关于规范加班工作餐管理的规定》文件规定执行。报销时需提供加班工作餐报销审批表、发票、外卖订餐小票或订单明细截图（外订简餐）。

加班工作餐仅针对本所职工（含博士后）或研究生，禁止加班工作餐中报销所外人员用餐费用。

第二十八条 经费转拨：通过ARP系统填写“经费转拨报销单”，需附项目任务书、预算书或“单位间转拨项目经费确认表（财政项目）”，由项目归口管理部门线上审核后，经办人递交至财务处按程序转拨。

第四章 借款报销的其他相关规定

第二十九条 通过ARP系统填写的借款报销单须通过A4纸张打印，各类附件及原始票据规范粘贴在票据粘贴单上，统一用胶水粘牢，禁止使用订书机装订。为便于电子档案归档，出租车票等小型发票，建议平铺粘贴在A4纸上报销。

上传ARP的各附件应统一使用PDF格式，各附件需按“文件内容”分“类别”简化命名（例如：审批单、合同、发票、验收单、出入库单等），或把“类别”放在内容的前边（例如：审批单-***）；附件文字方向为正向，文字无颠倒；上传附件应与报销单所附纸质附件保持一致。

第三十条 各类财务借款报销凭证的借款人、报销人必须是半导体所在职职工，原则上不允许学生填写借款单或报销单。

涉及手签的经手人、负责人签字一般需使用黑色签字笔亲笔签名；材料及办公用品等实物类采购报销，报销单必须有验收人签字；各类报销所附的情况说明均需由说明人及课题负责人签字。

第三十一条 各类支出取得的原始票据必须合法、真实、准确、完整。合同盖章需为原件（红章）或复印件（黑色章），不允许双方盖章为一黑一红章。

第三十二条 报销人通过ARP系统上传发票时可自动查验发票或通过税务局网站自行检验发票的真实性。对无法证明真伪的发票，财务处不予报销。如发生虚假发票报销的，将按照国家有关财经纪律和法规对相关责任人严肃处理。

第三十三条 根据国家税务总局的要求，电子发票可以作为报销的依据。

第三十四条 报销单据不能涂改，涂改的单据一律不予报销。

第五章 资金支付方式

第三十五条 财务处依据各类原始票据办理资金支付，收款单位应与原始票据开具单位一致。

第三十六条 财务处已经全面启用“无现金报销”方式，无现金结算方式包括银行卡、公务卡、支票、汇款等。

第三十七条 除差旅费、版面费等需要预支的款项可以借款到个人银行卡外，原则上其他预支款项须用对公支付的方式。

第三十八条 办理支票业务时，务必在借款报销单上的单位名称栏中填写完整的收款方单位全称。支票有效期为10天，从签发之日起计算。办理汇款时要写清楚对方单位名称、汇入行名称、单位账号等相关信息。正常情况下，完成银行转账汇款业务需要3到5个工作日。如需银行回单，请通过ARP自行查询或向出纳查询。

第六章 暂付款报销及管理

    第三十九条 为加强资金管理，因公发生的财务借款，借款人应及时办理销账手续。具体管理办法按照《中科院半导体所预付款管理暂行办法》文件规定执行。

第七章 附则

第四十条 本办法由财务资产处负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起执行，原《中国科学院半导体研究所财务借款报销管理办法》（半发财字〔2020〕12号）、《中国科学院半导体研究所关于大额发票报销需自验真伪的通知》（半发财字〔2014〕5 号）文件同时废止。